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3 conseils pour réussir votre management de projets

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Aujourd’hui, trouver des outils de management de projet n’est plus le problème tant il en existe :
planning collaboratifs, gestion de tâches, outils de reporting, messageries collaboratives, gestion et édition de documents en ligne, etc…
La difficulté est :
Comment trouver le bon ?

Malgré le potentiel énorme de ces applications, la majorité des entreprises se refusent encore à utiliser ces outils et des méthodes concrètes de gestion de projet lorsqu’elles doivent mener à bien un projet pour des raisons simples : méconnaissances des outils, sous-estimation du projet et de son management, habitudes de travail, etc …
Résultats, le manque d’investissement en temps et en argent en début de projet, mène souvent à des dépenses plus importantes, de nombreux imprévus et des retards à répétition.
Et c’est sans compter les problèmes de management, la frustration des employés, la mauvaise gestion des intervenants et pire encore, des investissements difficiles à rentabiliser…
Pour pallier à cela, voilà nos 3 principaux conseils.

Ne sous-estimez pas votre projet

La tentation de considérer un projet comme suffisamment « facile » pour ne pas mettre en place une vraie gestion de projet est grande, n’est ce pas ?
Inutile de mettre en place des méthodes, process ou outils pour alors que l’on a l’habitude de travailler ensemble, de se passer des messages entre deux portes et de gérer l’ensemble par email…
Après tout, « on a toujours fait comme ça » …
Alors, arrêtons de faire comme ça, et disons qu’à partir de deux intervenants (même internes), la mise en place d’un outil de suivi et de communication adapté est fortement recommandée, cela permettra entre autre :

• Suivi et conservation des informations
• Meilleure gestion des tâches
• Eviter les oublis et doublons
• Centralisation des informations et documents
• Suivi possible par les managers
• Attribution des rôles

Cela devient d’autant plus important lorsque vous souhaitez mettre suivre les coûts, le temps et les résultats apportés par le projet, il est alors nécessaire de gèrer également :

• la gestion du temps
• l’attribution des tâches
• le workflow du projet
• les coûts externes et internes
• le suivi du temps de travail
• la gestion des indicateurs de résultats et d’avancement

Utilisez de bons outils

Quel est l’outil idéal ?
Question simple, réponse simple : il n’en existe pas.
En revanche, la pléthore de logiciels et plateformes aujourd’hui disponibles proposent des fonctionnalités uniques et différentes, et l’un d’entre eux répondra forcément à vos besoins.
Pour choisir un outil, voici ce que vous devez déterminer :

• Nombre d’utilisateurs
• Nombre de niveaux hiérarchiques (utilisateurs internes, manager, prestataires externes, etc …)
• Fonctionnalités (attention aux usines à gaz, il est tentant d’utiliser l’outil qui a le plus de fonctionnalité, choisissez celui qui en a le moins mais qui gère au mieux les fonctions essentielles dont vous avez besoin)
• Type de rapports générés
• Facilité d’utilisation en fonction des utilisateurs
• Budget attribué à cet outil
• Possibilité d’exploitation postérieure (une fois formé à l’utilisation, autant que celui-ci puisse servir à nouveau)
• Compatibilité et Intégrations nécessaires (avec vos outils existants par exemple)
• et surtout, la possibilité ou non de se passer de cet outil si besoin (export de toutes les données à un format standard comme le CSV par exemple)

Prenez le temps de former vos collaborateurs

Vous avez choisi et installé un outil ?
Parfait !
Et maintenant ?
Tout d’abord, n’espérez pas que celui-ci fasse des miracles, quel qu’il soit, l’outil restera simplement une interface entre différents interlocuteurs.
Pour être efficace, il faut que chacun soit capable d’exploiter cet outil et en maximiser ses performances.
Et c’est ainsi que votre rôle devient réellement important ! (…disons, encore plus important)
Vous devez créer une méthodologie : un ensemble de process prédéfinit que tous devront partager.
Cette méthodologie comprend :

• Pourquoi vous allez travailler avec cet outil
• Comment vous allez l’exploiter et à quelles fins
• Quelles sont les fonctionnalités que vous allez utiliser
• Quelles sont les informations à publier / partager obligatoirement
• Comment classer les documents et informations
• Quel type de communication est autorisée ou non (si une messagerie collaborative est en place, accepte t-on que certains communiquent sur le projet par email en créant une division des informations ?)

Pour finir, ne laissez pas chaque usager explorer l’outil seul, formez-le à son utilisation.
A prendre en compte : le temps que vous investissez avant le début du projet sera largement rentabilisé par la suite. Prenez le temps nécessaire à la préparation…

Communiquez souvent mais efficacement

Un projet bien managé passe également par la qualité de la communication.
Il existe plusieurs niveaux de communication dans un projet, et chacun d’eux doit être considéré avec soin :

• Entre les intervenants : les besoins, avancées, tâches en cours etc…
• Entre le manager et les intervenants : attribution des tâches, reporting, analyse des besoins etc…
• Entre le manager et le dirigeant (si ce n’est pas la même personne) : rapport d’avancement, risques encourus, résultats etc…
• Entre les intervenants et les prestataires extérieurs : attentes, limite d’intervention, informations à fournir, etc ..
• Entre le manager et les prestataires extérieur : gestion des interventions, des coûts, des avancées; etc …

Pour que la communication soit efficace, elle doit être cadrée, régulière et compréhensible, pour cela :

• utilisez de préférence un seul canal et toujours le même
• faites-en sorte de fournir les bonnes informations, inutile de noyer les interlocuteurs sous une masse d’informations inutiles
• filtrer les informations pour chaque interlocuteur, tout le monde n’a pas besoin de tout savoir, certaines informations sont polluantes
• ne sur-communiquez pas, la perte de temps peut-être considérable notamment avec des réunions trop récurrentes, si vous n’avez rien à transmettre, ne communiquez pas
• faites-des points réguliers, c’est le moment idéal pour vérifier l’avancement et parfois remettre au clair les résultats attendus
• vérifiez que chaque intervenant à toujours en tête les objectifs du projet
• soyez bienveillant, le management est d’abord une gestion humaine

La gestion de projet est une mentalité à adopter.
De la plus simple à gérer vous même, jusqu’à la plus complexe qui doit être déléguée, elle est primordiale à la réussite de votre projet.
Dans tous les cas, la préparation et la mise en place d’outils, de méthodologie et d’une communication réfléchie est obligatoire pour faire de votre projet une réelle réussite.
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