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Optimisez votre gestion du temps, gagnez plus d’argent

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« Le temps c’est de l’argent »
Voilà pourquoi votre productivité devrait être au cœur de vos préoccupations.
Trop souvent, la rentabilité d’un projet est calculé uniquement sur les rentrées / dépenses en laissant de côté l’aspect du temps consacré à celui-ci et son optimisation.
Pourtant, en optimisant le temps de travail et la productivité de chacun, vous pourriez augmenter votre marge de façon considérable.

Managez

En tant que manager du projet, vous pouvez suivre en temps réel l’avancement du projet, ou, vous pouvez faire des checks réguliers, qui vous permettront d’avoir une vue globale du projet.
En revanche, ce qui ne vous ai pas permis, c’est d’initier le projet, d’attendre que le travail soit fait et de revenir à la fin de ce dernier en espérant que tout ce soit bien passé.
Votre rôle de manager implique :

• Inspirer vos collaborateurs
• Mettre en place les outils nécessaires au projet
• Former à la méthodologie appliquée au projet
• Définir le workflow du projet
• Avoir une vision globale et précise du projet
• Diviser le projet en missions aux avancements mesurables
• Harmoniser les phases de travail
• Attribuer les rôles, tâches et responsabilités
• Vérifier les avancements
• Trouver des solutions pour optimiser le travail
• Ne pas laisser les intervenants se perdre dans les détails inutiles
• Imposer des délais de production ou trouver des solutions alternatives
• Motiver et re-motiver les intervenants
• Gérer les charges de travail
• Vérifier les résultats
• Calculer la rentabilité du projet
• Mettre à jour les « ratés » pour améliorer les prochains projets

Des missions claires et courtes

« Qui devait faire quoi déjà ? »
Pour être certain que chaque intervenant sur un projet ne se perdent pas dans des tâches inutiles, le mieux est encore d’avoir un plan d’action clair et défini dès le lancement du projet.

Les objectifs

Tout d’abord, faites en sorte que chacun ait une vision claire de l’aboutissement du projet et garde en vue la destination, peu importe son rôle et son degrés d’implication.
Lorsque l’on perd la vision globale du projet, il est aisé de se laisser aller à des pertes de temps inutiles.
Il est facile d’être occupé sans être productif, faites bien attention aux objectifs de chacun.

Une vitesse inconstante

Lorsqu’il est question de lancer un projet, démarrer au plus vite semble être le mieux.
Pourtant, partez-vous sur le trajet de vos vacances sans plan et sans direction ?
Si oui, lorsque vous arriverez à destination (si vous y arrivez…), vous aurez certainement déjà perdu la moitié de vos jours de congés en trajet …
Prendre (perdre/utiliser/exploiter) le temps de la préparation, c’est assurer un gain de temps non négligeable sur l’ensemble du projet.
Et lorsque la première phase de « sprint » prendra fin, faites une pause pour décider des ajustements nécessaires, ré-attribuez les tâches, rappelez les objectifs et remettez au clair la vision du projet, puis, sprintez.
Et si vous espérez que votre « sprint » dure tout le long du projet, pensez que par définition, le sprint est une « course de vitesse sur une courte distance. »

Des outils de suivi

Quel manager êtes-vous ?
En tant que manager du projet, vous pouvez interroger vos collaborateurs en permanence sur leurs avancées, ou, vous pouvez mettre en place des outils de suivi pour automatiser cet aspect de la gestion.
Les avantages sont nombreux à utiliser des outils collaboratifs, notamment en terme de motivation, un outil bien amené et présenté à vos collaborateurs peut booster leur motivation.
La visualisation des avancées, la notion du travail accompli, la gamification des tâches et la création de challenges d’équipe sont de nouveaux atouts à votre disposition que trop peu d’entreprises ont aujourd’hui le courage d’utiliser.
Pourtant ces méthodes sont basées sur des fonctionnements humains et neuro-ergonomiques et sont donc parfaitement adaptés à la vie personnelle comme professionnelle.
Concernant les outils, vous pouvez aussi consulter : 3 conseils pour réussir votre management de projet

Le coût du temps

Le temps c’est de l’argent disait-on …
Pour connaître précisément le coût d’un projet et donc sa rentabilité, vous devez savoir le temps consacré à ce projet et son coût horaire.
Vous pouvez utiliser un taux fixe et général pour l’ensemble de l’équipe, ce qui vous permettra de faire un calcul global :

temps global consacré x taux horaire fixe = coût du projet

Mais vous pouvez également l’affiner en mettant un taux détaillé par intervenant et pousser également le calcul jusqu’à prendre en compte un coût spécifique pour le workflow attendu et prévu, et un coût spécifique pour les aléas, bug et autres actions non prévues (non prévues, hors analyse et gestion des risques, mais il est rare qu’un projet soit vendu en tenant compte de l’analyse des risques).

Externalisez

Maintenant que vous savez précisément ce que vous coûte une tâche, un process et un projet, vous vous rendez compte que d’autres notions peuvent et devraient être comparées à ce coût : l’efficience, la productivité et la valeur-ajoutée par exemple.
Ces notions étant difficiles à mesurer, elles peuvent sembler subjectives, mais pour chaque tâche, vous devriez vous poser la question suivante :
Quel sera le coût de mes collaborateurs pour atteindre un résultat attendu ?
Si ce coût est trop élevé, vous avez deux solutions, baissez vos attentes envers les résultats attendus, ou, externaliser la tâche pour un intervenant qui, de par son expérience et compétences, aura un coût horaire plus important mais saura également créer les résultats attendus plus rapidement et de façon plus efficace tout en libérant de la charge de travail pour votre équipe interne.
Résultat : un travail accompli plus rapidement / efficacement et n’ayant pas entrainé de retard sur votre quotidien.
Dans tous les cas, cela vaut le coup d’y réfléchir même si cela parait contre-intuitif (« Je paye des gens, autant utiliser leur temps au maximum » est souvent la mauvaise réponse adoptée.)
Au final, il y aurait encore énormément de choses à dire au sujet du temps, mais si vous deviez n’en retenir qu’une seule, ce devrait être celle-ci :
Le temps a un coût, à vous de l’optimiser.
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